Privacyreglement

Inhoudsopgave

• 1. Inleiding
• 3. Gegevens klanten
• 4. Gegevens medewerkers en sollicitanten
• 5. Overige afspraken en richtlijnen

1. Inleiding

Simpele Zorg gaat zorgvuldig om met privacygegevens van haar klanten, medewerkers en sollicitanten. Hierbij wordt voldaan aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en gelden de volgende bepalingen:

• Alle persoonsgegevens worden in overeenstemming met de AVG en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.
• Simpele Zorg heeft maatregelen genomen zodat persoonsgegevens accuraat, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.
• Binnen Simpele Zorg is verwerking van persoonsgegevens alleen toegestaan voor personen voor wie dit noodzakelijk is voor de uitoefening van hun functie.

Simpele Zorg heeft in het kader van de AVG de rol van verantwoordelijke en heeft een privacy aanspreekpunt ingesteld.

Stichting Simpele Zorg
t.a.v. Privacy aanspreekpunt
Koddeweg 49, Hoogvliet
KvK-nummer: 71185569
Telefoon: 0181 441339
E-mail: administratie@simpelezorg.com

3. Gegevens klanten

In dit privacyreglement wordt met de term klant of overige bedoeld: de ouder, wettelijke vertegenwoordiger of bewindvoerder van de cliënt die namens de cliënt het contract met Simpele Zorg heeft ondertekend. Simpele Zorg gaat ervan uit dat deze vertegenwoordiger eventuele verzoeken voortvloeiend uit dit privacyreglement afstemt met de cliënt.

3.1 Doel gegevensverwerking

Simpele Zorg verzamelt alleen gegevens van klanten (cliënten) in het kader van de uitoefening van haar taken. Deze gegevens worden geregistreerd met als doel:

• Het bijhouden van adres- en bankgegevens in verband met facturering en uitvoering van de overeenkomst.
• Het bijhouden van gegevens die van belang zijn voor opvang, verzorging, begeleiding en ontwikkeling van de cliënt.
• Het onderhouden van contact met belanghebbenden en wettelijke vertegenwoordigers.
• Het aanvragen van PGB, WMO of WLZ.

3.2 Gegevens die worden vastgelegd

Simpele Zorg legt onder andere de volgende gegevens vast:

• Naam
• Adresgegevens
• BSN
• Geboortedatum
• Soort zorg
• Dagdelen waarop opvang plaatsvindt

Daarnaast kan een cliëntdossier worden bijgehouden, digitaal of schriftelijk, met onder andere:

• Cliëntgegevensformulier
• Rapportages
• Toestemmingsverklaringen
• Zorgplannen
• Medische verklaringen en actieplannen
• Verslagen van gesprekken en overleggen

Bij het bewaren van deze gegevens worden de wettelijke bewaartermijnen van de Belastingdienst en de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens in acht genomen.

3.3 Bewaren en bewaartermijn van gegevens

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is. De bewaartermijn wordt bepaald door wettelijke verplichtingen en aanbevolen termijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens.

3.4 Uitwisseling van gegevens met derden

Simpele Zorg wisselt alleen persoonsgegevens uit met derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van haar taken, op basis van wettelijke verplichtingen of met expliciete toestemming van de cliënt.

Gegevens kunnen bijvoorbeeld worden gedeeld met gemeenten, zorgkantoren of toezichthoudende instanties, uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is.

4. Gegevens medewerkers en sollicitanten

4.1 Medewerkers en ZZP’ers

Simpele Zorg gaat zorgvuldig om met gegevens van medewerkers. Deze worden alleen verwerkt voor toegestane en wettelijk verplichte doeleinden, zoals salarisadministratie, opleiding, verzuimbegeleiding en uitvoering van wettelijke verplichtingen.

• Alleen noodzakelijke gegevens worden verwerkt.
• Gegevens worden alleen verstrekt aan personen die deze nodig hebben voor hun functie.
• Gegevens worden verwijderd uiterlijk twee jaar na beëindiging van het dienstverband, tenzij een wettelijke bewaarplicht anders voorschrijft.

4.2 Sollicitanten

Gegevens van sollicitanten worden in beginsel maximaal vier weken bewaard. Met toestemming van de sollicitant kunnen deze gegevens maximaal één jaar worden bewaard voor toekomstige vacatures. Daarna worden de gegevens verwijderd.

5. Overige afspraken en richtlijnen

5.1 Gedragscode

Alle medewerkers van Simpele Zorg gaan zorgvuldig om met privacygevoelige gegevens. Dit betekent onder andere:

• Privacygevoelige onderwerpen worden niet besproken in aanwezigheid van anderen.
• Buiten de werkomgeving worden geen herkenbare casussen besproken.
• Schriftelijke en digitale gegevens worden veilig opgeborgen.
• Computers en systemen zijn beveiligd met wachtwoorden.

5.2 Inzage, controle en wijziging van gegevens

Cliënten, medewerkers en sollicitanten hebben het recht om hun gegevens in te zien, te corrigeren, te laten verwijderen of over te dragen, voor zover dit wettelijk is toegestaan. Verzoeken kunnen worden ingediend via administratie@simpelezorg.com.

5.3 Beveiliging

Simpele Zorg heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang.

5.4 Identificatie cliënt

Indien nodig kan een medewerker vragen om identificatie om vast te stellen of iemand bevoegd is gebruik te maken van de zorgverlening.

5.5 Toegang van derden

Persoonsgegevens kunnen beschikbaar worden gesteld aan toezichthoudende instanties, auditors of accountants, voor zover dit noodzakelijk is en onder geheimhoudingsplicht.

5.6 Klachten

Klachten over de verwerking van persoonsgegevens kunnen worden ingediend via de klachtenprocedure van Simpele Zorg.

5.7 Autoriteit Persoonsgegevens

Daarnaast heeft iedereen het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over de verwerking van persoonsgegevens.